“获得诸多电子邮件查询说明我们在网络上所作的推广成效卓著，然而，如何将其转化为真正的销售成果，进一步保持与买家的联系。企业必须给予买家迅速而专业化的查询回复。”已成功迈入网络经济的中国出口企业认识到，在互联网上同样需要通过建立杰出的企业形象、树立良好的信誉来赢得买家。这很大程度将依靠企业与海外买家之间交流，通常的选择是电子邮件。及时、专业的回复邮件将给买家留下良好的第一印象，为以后进一步的联系打下好基础。除此之外，积极主动的企业会在及时回复了家的查询后，通过后续的推广和跟踪力图将查询变为订单。
买家一般以电子信息传递系统、电子邮件、电话、传真及信函等方式直接向供应商发出查询。这些通讯方式的成本以及查询传递到你的时间却各不相同。现在，愈来愈多的买家依靠电子信息传递方式进行采购，因为买家希望在整个查询过程中低成本，节省时间。同时，买家也要求被查询的供应商也能及时商效地对查询进行有效管理和反馈。以下五个步骤能帮助你更有效地处理来自买家的查询。 下面是几点建议：
1、网上得到的客户要分外珍惜！
虽然这些客户的数量会远远大于您参加某次交易会/博览会所认识的新客户数量，所付出的成本也低。 但是， 请您同样珍惜！
我们在贸易中常说“追”客户。 凡是交易会等接触到的客户， 我们都会主动发传真联系， 而且是每天/或者1-2天频繁的与之联系。即使客户一时没有回复，我们也会一个接一个的传真“追”。 因为我们知道客户数量有限， 而且他确实是自己产品的进口商， 于是下决心要“抓住”客户！
对网络上认识的客户， 您的心态如何？ ----请您把他们与你通过传统渠道结识的客户同等对待！
2、对买家查询进行评级
你公司需要制订明确的买家查询评级标准。与销售、市场推广及管理人员一起讨论，确定哪一种评级系统更适合你公司。收到查询后，立刻进行评级。买家查询至少可分为三个等级：
A、 热门的买家查询
B、 有价值的买家查询
C、 有潜在价值的买家查询
如何设定买家查询的评定标准？各公司和各行业的标准不尽相同这里所列出的是几个必须考虑的问题：
a、 查询发出的迫切程度：可以从查询的发送方式来判断；
b、查询的内容：查询要求是具体明确，还是笼统，不涉及细节；
c、买家的背景资料，如：买家的业务类型、买家的年销售额、买家希望你出口的国家/地区、买家所预期的订货规模、买家打算何时下订单。
回复所有的买家查询有效处理查询最重要的特点之一是做到迅速回复所有的买家所有的查询。
如果你需要时间来回答某一买家提出的所有问题，你应当立即回复买家，告诉他你已收到他的查询，并将很快做出详细回复以及回复的具体日期。若要了解买家及其公司中更多的信息，你可即刻向他提出问他提供详尽资料，使你的公司在现阶段暂无能力处理额外订单，你亦须向买家发送“感谢查询”（No, thank you）的回复。此外，还要向他解释暂不能满足其要求的原因。即使所查询的产品不在你的产品类别之列，你仍然要做出回复，因为买家通常经营一种以上的产品，他们可能在以后某个时间会对你的产品发生兴趣。而且他们可能认识一些正在寻找你产品的人士。
至于联系方式，可以通过电话、电子邮件、网上交易互联系统、传真或邮寄等各种方式进行联系。
3、妥善管理买家查询
产品上网后，你就盼着买家的查询，但是，不要奢望买家的每一个查询都会转化为订单。因为你无法预计哪些线索最终会有结果。向买家发送查询回复、电子化产品目录和手册，并不能保证你一定会收到大量的订单。反之，如果不发送查询回复，你就一定不可能接获买家订单。以一些工具和技巧能帮助你有效管理买查询。如邮件列表管理（买家查询数据库管理）：利用网络宣传获得的买家查询，可以建立极有价值的买家数据库，并不断更新你的潜在买家数据库信息。
4、坚持不懈必有回报：
即使你对查询做出有效的回复，也不可能让所有买家都向您下订单。此外，即使买家第一次没有购买你的产品，你也不要忽视他。应将他们视作长远的生意机会。充分利用极有价值的买家名录数据库，你可以选择目标买家发送特定的产品信息。
对所有的查询都要做出有效的回复，只有经过多次努力才能赢得丰硕的成果。
处理买家查询的实用技巧：
• 隔些日子向买家提供新信息，以此达到保持联络的目的；
• 一旦你有新产品上网发布，就立刻向数据库中的目标买家发送电子邮件或电子信息；
• 定期通知买家上网参观你的网上产品目录；
• 当你开发新产品时，向数据库中的目标买家发送特定产品信息，或从你的专用供应商目录中直接发送电子邮件信息；
• 向对你产品感兴趣的潜在买家邮寄供货单；
• 向购买你积压存货的买家展示你的其它产品。
5、联系客户的步骤：
第一步：对客户查询请立即回复。 除了报价，要简要且专业的介绍公司的业务情况。（务必强调有产品出口到哪个国家或者相关的市场）。最后， 一定请表达要保持联系的意思：
此供参考： We sincerely hope to build business relationships with you. Should you have any inquiry, please do not hesitate to send us email or fax. You will have our special attention and prompt reply. We believe the continuous inquiry-offer exchange will greatly improve your understanding about our products and services.
这样， 您的客户可能因为您的热情而继续向您发查询。
记住： 所有来查询的客户都已经有固定的进货渠道，找到您只是试探性的。 我们必须是客户不断给我们报价的机会。 这样，他才可能发现您的优势， 最终，给您试单， 于是建立贸易关系。
千万不要以为我们很快回复了客户的查询甚至报了低价，客户就会被吸引。 您首先需要得到他的信任！
第二步：在发出第一封EMAIL后， 请每隔2天发一封EMAIL或传真， 询问是否收到报价， 是否有其他询盘。 同时针对他的市场，专业的介绍您出口的经历，特殊的包装，检验等。 必要时， 请列出1-2个当地进口商的名字， 以加强他对您的信任感。 如果他知道这些公司， 他一定会持续向您发查询， 因为他需要了解其他公司的利润水平；如果他不知道这些公司的名字，他也相信你的经历。
一般来说， 客户会对持续发来的EMAIL做个回复。（如近期没有订单，今后会联系等） 客户有回复， 这是个巨大的进步， 千万不要气馁！ （记住： 所有来查询的客户都已经有固定的进货渠道 ， 您需要耐心去打动他。 您会轻易更换工厂吗？）
第三步：以后每隔一周向客户询问是否有任何订单需要报价， 是否对其他产品兴趣， 同时逐步问他的主要业务是哪里， 和中国哪个地区的公司做贸易，记住邀请他到中国时一定来访问您和您的工厂。
这样， 一般客户会回复， 毕竟没有“要订单”的压力。 而他却多了一个比较价格的机会。 而您至少也多了一个对那个市场进行了解的渠道。如果客户持续向您发查询， 他就在比较价格了， 那么， 您的网上贸易已经成功了50%， 下面请按您传统贸易的方法去把握客户了。
总之， 请珍惜每一次的查询。 要切实去“追”客户，而不仅仅是报价后等订单！想象您是否会轻易下单给一个新工厂， 您对工厂的心态实是什么， 如何以良好的心态去争取网络上的新客户？
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